Úvodní strana > Občan > Magistrát > Odbory magistrátu > Odbor kancelář tajemníka

Odbor kancelář tajemníka

adresa: nám. T. G. Masaryka 130/14, 796 01 Prostějov

ROZSAH ČINNOSTI

Odbor kancelář tajemníka vykonává působnost města Prostějova v oblasti právních vztahů města, komplexně zajišťuje právní agendu města, s výjimkou činností, které jsou svěřeny jinému organizačnímu útvaru, vykonává a zajišťuje samostatnou působnost města v oblasti organizace a zajišťování personálních vztahů, na úseku práce, platů a mzdy, odměňování dle dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr a  zastupitelů Statutárního města Prostějova, včetně aplikace metod moderního řízení. Odbor dále zajišťuje agendu zákona č. 111/2009 Sb., o základních registrech, ve znění pozdějších předpisů, a dále zajišťuje výkon a koordinaci činnosti magistrátu na úseku poskytování informací podle zákona o svobodném přístupu k informacím v  rozsahu stanoveném městu a magistrátu, včetně působnosti pověřeného obecního úřadu a obecního úřadu obce s rozšířenou působností.

Vedoucí odboru – manažer kvality - pověřenec pro ochranu osobních údajů pro magistrát, městskou policii a příspěvkové organizace
• řídí, kontroluje a pravidelně hodnotí práci podřízených zaměstnanců zařazených do odboru kancelář tajemníka a kontroluje plnění úkolů,
• koordinuje přípravu a zpracování návrhů vnitřních předpisů, včetně koordinace a poradenství jednotlivým odborům v oblasti jejich činnosti,
• koordinuje a zajišťuje rozvoj oblasti organizačních vztahů a systemizace, personalistiky, odměňování, přípravy a vzdělávání zaměstnanců (personální správu) zaměstnavatele,
• komplexně koordinuje oblast řízení kvality na magistrátu, včetně zapojení města ve vybraných projektech zaměřených na metody moderního řízení a jejich aplikaci v činnosti 
magistrátu, podílí se na implementaci metod zvyšování kvality práce a kvality řízení v rámci magistrátu,
• koordinuje činnost podpůrného orgánu podle zákona č. 159/2006 Sb., o střetu zájmů,
• plní funkci správce kapitoly a je příkazcem operací v rozsahu kapitoly 14 – Kancelář tajemníka rozpočtu města Prostějova,
• je oprávněn v rozsahu částí rozpočtu města Prostějova schválených v kapitole 14 – Kancelář tajemníka rozpočtu města Prostějova plnit úkoly zadavatele a uzavírat smlouvy na
  realizaci veřejných zakázek malého rozsahu, činit právní úkony ke změně a ukončení právních vztahů z těchto smluv vyplývajících, s výjimkou právních úkonů vyhrazených Radě
  města Prostějova a Zastupitelstvu města Prostějova, a to postupem a v rozsahu stanoveném vnitřním předpisem vydaným Radou města Prostějova,
• koordinuje a řídí aplikaci zákona č. 111/2009 Sb., o základních registrech, ve znění pozdějších předpisů,
• plní další povinnosti vedoucího odboru podle tohoto organizačního řádu,
• koordinuje a metodicky řídí činnosti magistrátu na úseku poskytování informací podle zákona o svobodném přístupu k informacím v rozsahu stanoveném městu a magistrátu, včetně  působnosti pověřeného obecního úřadu a obecního úřadu obce s rozšířenou působností.


PRÁVNÍ ODDĚLENÍ
Vedoucí právního oddělení
• řídí, kontroluje a pravidelně hodnotí práci podřízených zaměstnanců zařazených do jím řízeného oddělení a kontroluje plnění úkolů,
• koordinuje a vypracovává zásadní právní výklady a stanovuje obecné postupy aplikace právních předpisů v jednotlivých oborech působnosti města a magistrátu, včetně řešení věcně a právně složitých případů a zastupování veřejných zájmů v soudních sporech,
• komplexně koordinuje a zpracovává návrhy vnitřních předpisů, včetně koordinace a poradenství jednotlivým odborům v oblasti jejich činnosti,
• koordinuje zpracování návrhů obecně závazných vyhlášek a nařízení města, včetně poradenství jednotlivým odborům magistrátu,
• koordinuje a zpracovává návrhy smluv, u nichž je jednou ze smluvních stran město Prostějov,
• vykonává působnost města Prostějova v oblasti právních vztahů města, komplexně zajišťuje právní agendu města, s výjimkou činností, které jsou svěřeny jinému organizačnímu 
  útvaru,
• zajišťuje a vykonává právní činnost a řeší právní vztahy v rámci magistrátu,
• spolupracuje s jednotlivými odbory při řešení právních otázek ve věcech, které jsou jim svěřeny,
• řídí, kontroluje a poskytuje informace žadatelům podle zvláštního zákona, koordinuje poskytování informací magistrátem, zajišťuje plnění ostatních povinností vyplývajících ze
  zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím,
• zajišťuje povinnost zřizovatele vést evidenci příspěvkových organizací dle zákona č. 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů, 
• vede agendu žádostí o udělení výjimky z OZV č. 1/2018 o nočním klidu,
• vede evidenci právních předpisů města v souladu se zákonem, včetně originálních písemných vyhotovení právních předpisů města,
• vykonává právní poradenství pro potřeby primátora, náměstků primátora, zastupitelstva města, rady města a tajemníka MMPv,
• koordinuje přípravu, kontroluje a připomínkuje z právního hlediska návrhy materiálů zpracovaných pro zastupitelstvo města, radu města a poradu primátora před jejich
  projednáváním v těchto orgánech města,
• sleduje nové právní předpisy a provádí jejich výklad pro potřeby porady primátora, rady města a  zastupitelstva města,
• připravuje a zpracovává návrhy jednacích řádů orgánů města,
• koordinuje přípravu podkladů a rozhodování o vyloučení vedoucího odboru magistrátu z projednávání a  rozhodování věci ve správním řízení,
• komplexně koordinuje záležitosti spojené s účastí města Prostějova v obchodních společnostech včetně zpracování materiálů pro orgány města.


Právní oddělení
• zajišťuje a vykonává komplexní právní činnost města Prostějova a ostatní právní záležitosti včetně zastupování zaměstnavatele před soudy, s výjimkou sporů v majetkoprávních
  záležitostech,
• vypracovává zásadní právní výklady a stanovuje obecné postupy aplikace právních předpisů v jednotlivých oborech působnosti města a magistrátu, včetně řešení věcně a právně 
  složitých případů a zastupování veřejných zájmů v soudních sporech,
• zpracovává vnitřní předpisy magistrátu,
• zpracovává návrhy právních předpisů města po legislativní, případně i obsahové stránce, řeší právní vztahy města Prostějova a magistrátu,
• zajišťuje a poskytuje právní poradenství pro potřeby ostatních odborů magistrátu,
• spolupracuje s jednotlivými odbory při řešení právních otázek ve věcech, které jsou jim svěřeny,
• zajišťuje agendu související s pozůstalostním řízením zemřelých občanů, u nichž město vypravilo pohřeb,
• sleduje legislativní plán vlády, zajišťuje připomínky k návrhům znění zákonů a návrhům nových zákonů souvisejících s činností orgánů veřejné správy,
• poskytuje informace žadatelům podle zvláštního zákona, zajišťuje plnění ostatních povinností vyplývajících ze zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím,
• vykonává činnost podpůrného orgánu podle zákona č. 159/2006 Sb., o střetu zájmů.

 
ODDĚLENÍ ŘÍZENÍ LIDSKÝCH ZDROJŮ
Vedoucí oddělení řízení lidských zdrojů
• řídí, kontroluje a pravidelně hodnotí práci podřízených zaměstnanců zařazených do jím řízeného oddělení a kontroluje plnění úkolů,
• komplexně koordinuje, metodicky usměrňuje a zajišťuje veškerou mzdovou a platovou agendu, výpočet a  zpracování platů a platových náležitostí zaměstnanců města, zařazených
  do magistrátu a městské policie,
• koordinuje a provádí výpočet a zpracovává odměny za práci konanou mimo pracovní poměr a zastupitelů Statutárního města Prostějova,
• koordinuje a zpracovává mzdové a evidenční listy zaměstnanců,
• koordinuje a zpracovává zápočtové listy, podklady pro přiznání dávek důchodového zabezpečení,
• spolupracuje na stanovení objemu mzdových prostředků a sleduje jejich čerpání ve spolupráci s finančním odborem,
• metodicky usměrňuje, koordinuje a kontroluje správnost programů při aplikaci právních předpisů v oblastech souvisejících s výpočtem platů, odměn a zákonem stanovených odvodů
a jejich poskytováním příjemcům,
• sleduje plnění příjmů a výdajů kapitoly 14 – Kancelář tajemníka, připravuje a zpracovává podklady pro přípravu návrhu příjmů a výdajů kapitoly, sleduje příjmy a výdaje,
  zpracovává návrhy opatření přijejich neplnění, 
• v oblasti rozpočtu města připravuje písemné příkazy a další podklady pro čerpání a kontrolu nakládání s prostředky kapitoly 14 (platy), kontroluje věcnou a formální správnost,
• koordinuje a provádí mzdovou agendu veřejně prospěšných prací včetně vyúčtování nákladů při komunikaci s úřadem práce, koordinuje exekuce na platy zaměstnanců,
• koordinuje a zajišťuje rozvoj oblasti personalistiky a přípravy a vzdělávání zaměstnanců,
• organizuje a komplexně zajišťuje vzdělávání vedoucích úředníků, úředníků a ostatních zaměstnanců zařazených do magistrátu, vede agendu jejich účasti na vzdělávání, školeních, 
  seminářích a dalších vzdělávacích akcích včetně kompletace dokumentace a dalších podkladů,
• organizuje a komplexně zajišťuje zpracování koncepce vzdělávání zaměstnanců, plánů vzdělávání úředníků a plánů osobního rozvoje zaměstnanců, komplexně organizuje interní
  vzdělávání zaměstnanců, vede evidenci vzdělávání zaměstnanců,
• organizuje a komplexně zajišťuje ověření zvláštní odborné způsobilosti zaměstnanců pro výkon státní správy,
• organizuje a zajišťuje interní vzdělávání zaměstnanců a evidenci vzdělávání,
• plní další povinnosti vedoucího oddělení podle tohoto organizačního řádu.


Oddělení řízení lidských zdrojů
(1) Oddělení řízení lidských zdrojů v oblasti mzdové agendy
• zpracovává platové záležitosti zaměstnanců města Prostějova, dávky nemocenského pojištění, náhrady při dočasné pracovní neschopnosti a další plnění poskytovaná zaměstnancům,
• zpracovává návrhy zařazení zaměstnanců do platových stupňů, zpracovává a vystavuje platové výměry zaměstnanců,
• zpracovává odměny členů zastupitelstva města a osob pracujících na základě dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr,
• zajišťuje plnění povinností zaměstnavatele v oblasti odvodů a pojištění v pracovněprávních a obdobných vztazích, zajišťuje výpočet a odvody na sociální a zdravotní pojištění podle 
  zvláštních zákonů, včetně zpracování statistických údajů,
• vystavuje příslušné podklady pro zaměstnance, potřebné k přiznání starobního důchodu,
• zajišťuje výpočet odškodnění pracovních úrazů a nemocí z povolání zaměstnanců města Prostějova a  uplatňuje nároky vyplývající ze zákonného pojištění odpovědnosti
  zaměstnavatele u příslušné pojišťovny,
• vede mzdovou agendu veřejně prospěšných prací a archív veřejné služby,
• provádí exekuci na platy zaměstnanců, zákonné srážky a ostatní povinné srážky z platu a srážky z platu ve prospěch organizace,
• zpracovává statistické údaje v oblasti práce, platů a mezd.

(2) Oddělení řízení lidských zdrojů v oblasti personálního řízení a vzdělávání zaměstnanců
• zpracovává agendu výběru a přijímání zaměstnanců, organizuje a zajišťuje výběrová řízení,
• zajišťuje uzavírání, změny a skončení pracovního poměru zaměstnanců,
• zajišťuje adaptační přípravu a proces nově přijímaných zaměstnanců,
• vede aktuální evidenci stavu zaměstnanců zařazených v magistrátu i jeho útvarech,
• spolupracuje s Úřadem práce a vede příslušnou dokumentaci podle zákona o zaměstnanosti, připravuje uzavření rámcové smlouvy pro výkon veřejně prospěšných prací a zajišťuje
  personální agendu veřejně prospěšných prací,
• vede evidenci osobních spisů všech zaměstnanců včetně požadovaných listin a dokladů,
• organizuje a zajišťuje ověření zvláštní odborné způsobilosti zaměstnanců pro výkon státní správy,
• organizuje a zajišťuje vzdělávání vedoucích úředníků, úředníků a ostatních zaměstnanců zařazených do magistrátu, zpracovává plán vzdělávání zaměstnanců, organizuje interní
  vzdělávání zaměstnanců a evidenci vzdělávání, rekvalifikaci zaměstnanců,
• zajišťuje prohlubování kvalifikace zaměstnanců v souladu se zákoníkem práce a kolektivní smlouvou včetně přípravy a upracování kvalifikačních dohod,
• organizačně zabezpečuje bezplatné odborné praxe studentů škol na magistrátu,
• vede personální evidenci dlouhodobě uvolněných členů zastupitelstva města a osob pracujících na základě dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr,
• zpracovává a aktualizuje vnitřní předpisy a směrnice v oblasti personální práce a vzdělávání,
• organizuje a zajišťuje provádění kontroly, zda zaměstnanci v období prvních 14 kalendářních dnů dočasné pracovní neschopnosti dodržují povinnosti stanovené v § 56 odst. 2 písm. 
  b) a další související oprávnění zaměstnavatele podle zákona č. 187/2006 Sb., o nemocenském pojištění, ve znění pozdějších předpisů, eviduje písemné záznamy o výsledcích kontrol
  dodržování režimu dočasně práce neschopných zaměstnanců,
• vede evidenci a organizuje využití zasedací místnosti ve dvoře radnice,
• organizuje a komplexně zajišťuje zpracování koncepce vzdělávání zaměstnanců, plánů vzdělávání úředníků a plánů osobního rozvoje zaměstnanců, komplexně organizuje interní
  vzdělávání zaměstnanců, vede evidenci vzdělávání zaměstnanců,
• organizuje a komplexně zajišťuje ověření zvláštní odborné způsobilosti zaměstnanců pro výkon státní správy, organizuje a zajišťuje interní vzdělávání zaměstnanců a evidenci
  vzdělávání,
• po personální stránce zajišťuje odškodnění pracovních úrazů a nemocí z povolání zaměstnanců města,
• vydává na žádost vedoucích odborů průkazy zaměstnanců města a vede jejich evidenci,
• eviduje a zajišťuje preventivní lékařské prohlídky zaměstnanců.


SAMOSTATNÉ PRACOVIŠTĚ ASISTENT TAJEMNÍKA
• vykonává, zajišťuje a organizuje různorodé, rámcově vymezené odborné práce se zadáním tajemníka nebo vedoucího odboru podle obvyklých postupů,
• koordinuje denní plán práce tajemníka magistrátu města s ostatními organizačními útvary a vykonává další sekretářské práce pro tajemníka magistrátu,
• pořizuje zápisy z porad tajemníka magistrátu s vedoucími odborů,
• vyřizuje administrativní agendu tajemníka magistrátu včetně vyřizování korespondence podle obecných postupů,
• plní funkci správce uzlu SSL tajemníka magistrátu a právníka města v rozsahu podle spisového řádu, vydaného zaměstnavatelem, včetně evidence pošty přijaté, vytvořené a odeslané
  tajemníkem magistrátu a  právníkem města;
• plní funkci správce uzlu SSL odboru v době nepřítomnosti zaměstnankyně pověřené touto činností, a to v rozsahu podle spisového řádu, vydaného zaměstnavatelem, včetně evidence
  pošty přijaté, vytvořené a  odeslané odborem,
• vykonává jednoduchou inventurní činnost, ověřuje soulad fyzického a účetního stavu inventáře, užívaného zaměstnanci odboru a inventáře užívaného tajemníkem magistrátu, vede
  předepsanou evidenci a účastní se provádění inventur,
• vykonává samostatné práce na PC v prostředí databázových systémů a tabulkových procesorů,
• vede registraturu a zajišťuje ukládání závažných dokumentů včetně dohledu nad dodržováním spisových norem,
• eviduje, organizuje a koordinuje využívání zasedací místnosti ve dvoře radnice včetně předávání  a  převzetí vybavení a techniky v zasedací místnosti,
• vede a sleduje agendu pracovních a životních výročí zaměstnanců pro účely sjednané kolektivní smlouvou,
• organizačně zajišťuje plnění závazků zaměstnavatele vyplývajících z platné kolektivní smlouvy,
• vede evidenci docházky vedoucích zaměstnanců v magistrátu,
• je oprávněn k nakládání s osobními údaji v rámci zpracovávaných agend,
•  zajišťuje činnosti spojené s agendou registrů informačních systémů veřejné správy,
•  je oprávněn a zároveň povinen využívat při své činnosti referenční údaje obsažené v příslušném základním registru v rámci zpracovávaných agend,
•  je pověřen vedením evidence razítek tajemníka MMPv.
 

SAMOSTATNÉ PRACOVIŠTĚ ASISTENT VEDOUCÍHO ODBORU
• vykonává, zajišťuje a organizuje různorodé, rámcově vymezené odborné práce dle zadáním vedoucího odboru podle obvyklých postupů,
• vyřizuje administrativní agendu vedoucího odboru, vyřizuje korespondenci podle obecných postupů,
• plní funkci správce uzlu SSL odboru v rozsahu podle spisového a skartačního řádu vydaného zaměstnavatelem, včetně evidence pošty přijaté, vytvořené a odeslané odborem a pověřencem pro ochranu 
osobních údajů,
• plní funkci správce uzlu tajemníka magistrátu v době nepřítomnosti zaměstnankyně pověřené touto činností, a to v rozsahu podle spisového a skartačního řádu,
  vydaného zaměstnavatelem, včetně evidence pošty přijaté, vytvořené a odeslané tajemníkem MMPv,
• vede registraturu jednotlivých případů a zajišťuje ukládání závažných dokumentů odboru i oddělení, včetně dohledu nad dodržováním spisových norem,
• odpovídá za včasné zveřejňování, obsah i aktualizaci informací o odboru na webových stránkách města Prostějova,
• zajišťuje plnění povinností města podle § 12 zákona č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení), ve znění pozdějších předpisů, s výjimkou zveřejňování právních předpisů města na
  úřední desce a jejich zpřístupňování, odpovídá za včasné a úplné zveřejňování právních předpisů města Prostějova na jeho webových stránkách,
• připravuje a zajišťuje organizaci voleb přísedících okresního a krajského soudu, vede evidenci přísedících okresního a krajského soudu,
• vede evidenci stížností dle ustanovení § 102 odst. 2 písm. n) zákona č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení), ve znění pozdějších předpisů mimo stížnosti týkající se městské
  policie a evidenci stížností podle § 175 zákona č. 500/2004 Sb., správní řád, ve znění pozdějších předpisů proti nevhodnému chování úředních osob nebo proti postupu správního
  orgánu při výkonu veřejné správy,
• vede evidenci intervencí veřejného ochránce práv mimo intervence určené městské policii,
• vykonává jednoduchou inventurní činnost, ověřuje soulad fyzického a účetního stavu inventáře, užívaného zaměstnanci odboru a inventáře užívaného tajemníkem MMPv, vede
  předepsanou evidenci a účastní se provádění inventur,
• zajišťuje a pořizuje pracovní a kancelářské pomůcky a další spotřební materiál pro potřeby zaměstnanců odboru, eviduje a kontroluje čerpání prostředků určených pro tyto účely,
• zpracovává v případě potřeby přehledy, výkazy nebo statistiky související s činností odboru,
• vede centrální evidenci smluv v rozsahu stanoveném vnitřními předpisy, 
• vykonává samostatné práce na počítači v prostředí databázových systémů a tabulkových procesorů, včetně zavádění smluv do centrální evidence prostřednictvím počítačové
  techniky,
• je pověřen vedením evidence razítek za odbor,
• plní další úkoly v rámci druhu práce dle pokynů vedoucí odboru,
• je oprávněn k nakládání s osobními údaji v rámci zpracovávaných agend,
• zajišťuje činnosti spojené s agendou Registrů informačních systémů veřejné správy,
• je oprávněn a zároveň povinen využívat při své činnosti referenční údaje obsažené v příslušném základním registru zpracovávaných agend.


Další

Kontakty

JménoFunkceKontaktE-mail

odbor kancelář tajemníka

Mgr. Jana Orságovávedoucí odboru kanceláře tajemníka, manažer kvality a pověřenec pro ochranu osobních údajů+420 582 329 460Jana.Orsagova@prostejov.eu
Pavlína Smetanovásekretář+420 582 329 301pavlina.smetanova@prostejov.eu
Iveta Páleníkováasistentka vedoucího odboru+420 582 329 191Iveta.Palenikova@prostejov.eu
Simona Šubrtováasistentka tajemníka+420 582 329 137simona.subrtova@prostejov.eu
Mgr. Lenka Tisoňovávedoucí právního oddělení+420 582 329 180lenka.tisonova@prostejov.eu
Mgr. Aneta Lešanskáprávník+420 582 329 198aneta.lesanska@prostejov.eu
Mgr. Radek Repa, DiS.právník+420 582 329 169radek.repa@prostejov.eu
Bc. Svatava Novotná, DiS.vedoucí oddělení řízení lidských zdrojů+420 582 329 709Svatava.Novotna@prostejov.eu
Hana Lešikarovámzdová účetní+420 582 329 739Hana.Lesikarova@prostejov.eu
Hana Ošlejškovámzdová účetní+420 582 329 745Hana.Oslejskova@prostejov.eu
Mgr. Zdeňka Bendová, DiS.personalista+420 582 329 162zdenka.bendova@prostejov.eu
Jana Křivánkováreferent vzdělávání+420 582 329 129jana.krivankova@prostejov.eu

Související právní předpisy

31.10.2014 8:12:58 - aktualizováno 2.6.2020 6:52:02 | přečteno 472x | richard.sedlak | Celý článek
 
Vytvořeno 23.11.2015 13:19:38 | přečteno 2331x | Jiří Třísko
load