Úvodní strana > Občan > Magistrát > Odbory magistrátu > Odbor kancelář tajemníka

Odbor kancelář tajemníka

adresa: nám. T. G. Masaryka 130/14, 796 01 Prostějov

ROZSAH ČINNOSTI

Odbor kancelář tajemníka vykonává působnost města Prostějova v oblasti právních vztahů města, komplexně zajišťuje právní agendu města, s výjimkou činností, které jsou svěřeny jinému organizačnímu útvaru, vykonává a zajišťuje samostatnou působnost města v oblasti organizace a zajišťování personálních vztahů, na úseku práce, platů a mzdy, odměňování dle dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr a zastupitelů Statutárního města Prostějova, včetně aplikace metod moderního řízení. Odbor dále zajišťuje agendu zákona o základních registrech a dále zajišťuje výkon a koordinaci činnosti magistrátu na úseku poskytování informací podle zákona o svobodném přístupu k informacím v rozsahu stanoveném městu a magistrátu, včetně působnosti pověřeného obecního úřadu a obecního úřadu obce s rozšířenou působností.

Vedoucí odboru – manažer kvality – pověřenec pro ochranu osobních údajů pro magistrát, městskou policii a příspěvkové organizace města
 
a) řídí, kontroluje a pravidelně hodnotí práci podřízených zaměstnanců zařazených do odboru kancelář tajemníka a kontroluje plnění úkolů,
b) koordinuje přípravu a zpracování návrhů vnitřních předpisů, včetně koordinace a poradenství jednotlivým odborům v oblasti jejich činnosti,
c) koordinuje a zajišťuje rozvoj oblasti organizačních vztahů a systemizace, personalistiky, odměňování, přípravy a vzdělávání zaměstnanců (personální správu) zaměstnavatele,
d) komplexně koordinuje oblast řízení kvality na magistrátu, včetně zapojení města ve vybraných projektech zaměřených na metody moderního řízení a jejich aplikaci v činnosti magistrátu, podílí se na implementaci metod zvyšování kvality práce a kvality řízení v rámci magistrátu,
e) koordinuje činnosti podpůrného orgánu podle zákona o střetu zájmů,
f) plní funkci správce kapitoly a je příkazcem operací v rozsahu kapitoly 14 – Kancelář tajemníka a kapitoly 71 – Sociální fond rozpočtu města Prostějova,
g) je oprávněn v rozsahu částí rozpočtu města Prostějova schválených v kapitole 14 – Kancelář tajemníka a v kapitole 71 – Sociální fond rozpočtu města Prostějova plnit úkoly zadavatele a uzavírat smlouvy na realizaci veřejných zakázek malého rozsahu, činit právní úkony ke změně a ukončení právních vztahů z těchto smluv vyplývajících, s výjimkou právních úkonů vyhrazených Radě města Prostějova a Zastupitelstvu města Prostějova, a to postupem a v rozsahu stanoveném vnitřním předpisem vydaným Radou města Prostějova,
h) koordinuje a řídí aplikaci zákona o základních registrech,
i) plní další povinnosti vedoucího odboru podle tohoto organizačního řádu.
j) koordinuje a metodicky řídí činnosti magistrátu na úseku poskytování informací podle zákona o svobodném přístupu k informacím v rozsahu stanoveném městu a magistrátu, včetně působnosti pověřeného obecního úřadu a obecního úřadu obce s rozšířenou působností,
k) vykonává funkci pověřence pro ochranu osobních údajů pro magistrát, městskou policii a příspěvkové organizace města dle nařízení EU o ochraně osobních údajů spočívající v

a. poskytování informací a poradenství správcům nebo zpracovatelům a zaměstnancům, kteří provádějí zpracování, o jejich povinnostech podle nařízení GDPR a dalších předpisů v oblasti ochrany údajů, 
b. monitorování souladu s nařízením GDPR, dalšími předpisy v oblasti ochrany údajů a s koncepcemi správce nebo zpracovatele v oblasti ochrany osobních údajů, včetně rozdělení odpovědnosti, zvyšování povědomí a odborné přípravy pracovníků zapojených do operací zpracování,
c. poskytování poradenství na požádání, pokud jde o posouzení vlivu na ochranu osobních údajů, a monitorování jeho uplatňování,
d. spolupráce s dozorovým úřadem a působení jako kontaktní místo pro dozorový úřad v záležitostech týkajících se zpracování, včetně předchozí konzultace.

PRÁVNÍ ODDĚLENÍ 
Vedoucí právního oddělení

a) řídí, kontroluje a pravidelně hodnotí práci podřízených zaměstnanců zařazených do jím řízeného oddělení a kontroluje plnění úkolů,
b) koordinuje a vypracovává zásadní právní výklady a stanovuje obecné postupy aplikace právních předpisů v jednotlivých oborech působnosti města a magistrátu, včetně řešení věcně a právně složitých případů a zastupování veřejných zájmů v soudních sporech,
c) komplexně koordinuje a zpracovává návrhy vnitřních předpisů, včetně koordinace a poradenství jednotlivým odborům v oblasti jejich činnosti,
d) koordinuje zpracování návrhů obecně závazných vyhlášek a nařízení města, včetně poradenství jednotlivým odborům magistrátu, 
e) koordinuje a zpracovává návrhy smluv, u nichž je jednou ze smluvních stran město Prostějov,
f) vykonává působnost města Prostějova v oblasti právních vztahů města, zajišťuje právní agendu města, s výjimkou činností, které jsou svěřeny jinému organizačnímu útvaru,
g) zajišťuje a vykonává právní činnost a řeší právní vztahy v rámci magistrátu,
h) spolupracuje s jednotlivými odbory při řešení právních otázek ve věcech, které jsou jim svěřeny,
i) řídí, kontroluje a poskytuje informace žadatelům podle zvláštního zákona, koordinuje poskytování informací magistrátem, zajišťuje plnění ostatních povinností vyplývajících ze zákona o svobodném přístupu k informacím,
j) zajišťuje povinnost zřizovatele vést evidenci příspěvkových organizací dle zákona č. 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů“),
k) vede agendu žádostí o udělení výjimky z OZV č. 1/2018 o nočním klidu,
l) vede evidenci právních předpisů města v souladu se zákonem, včetně originálních písemných vyhotovení právních předpisů města,
m) odpovídá za plnění povinností města podle § 12 zákona o obecním zřízení, odpovídá za včasné a úplné zveřejňování právních předpisů města Prostějova na jeho webových stránkách,
n) plní úkoly příslušné osoby k řešení agendy oznámení o protiprávním jednání ve smyslu Směrnice Evropského parlamentu a Rady (EU) 2019/37 o ochraně osob, které oznamují porušení práva Unie,
o) koordinuje přípravu podkladů a rozhodování o vyloučení vedoucího odboru magistrátu z projednávání a rozhodování věci ve správním řízení.

Právní oddělení 
a) zajišťuje a vykonává komplexní právní činnost města Prostějova a ostatní právní záležitosti včetně zastupování zaměstnavatele před soudy, s výjimkou sporů v majetkoprávních záležitostech,
b) vypracovává zásadní právní výklady a stanovuje obecné postupy aplikace právních předpisů v jednotlivých oborech působnosti města a magistrátu, včetně řešení věcně a právně složitých případů a zastupování veřejných zájmů v soudních sporech,
c) zpracovává vnitřní předpisy magistrátu,
d) zpracovává návrhy právních předpisů města po legislativní, případně i obsahové stránce, řeší právní vztahy města Prostějova a magistrátu,
e) zajišťuje a poskytuje právní poradenství pro potřeby ostatních odborů magistrátu,
f) spolupracuje s jednotlivými odbory při řešení právních otázek ve věcech, které jsou jim svěřeny,
g) zajišťuje agendu související s pozůstalostním řízením zemřelých občanů, u nichž město vypravilo pohřeb,
h) sleduje legislativní plán vlády, zajišťuje připomínky k návrhům znění zákonů a návrhům nových zákonů souvisejících s činností orgánů veřejné správy,
i) poskytuje informace žadatelům podle zvláštního zákona, zajišťuje plnění ostatních povinností vyplývajících ze zákona o svobodném přístupu k informacím,
j) vykonává činnost podpůrného orgánu podle zákona o střetu zájmů,
k) zajišťuje plnění povinností města podle § 12 zákona o obecním zřízení, včetně zveřejňování právních předpisů města Prostějova na jeho webových stránkách,
l) jeden právník z oddělení plní společně s vedoucí právního oddělení úkoly příslušné osoby k řešení agendy oznámení o protiprávním jednání ve smyslu Směrnice Evropského parlamentu a Rady (EU) 2019/37 o ochraně osob, které oznamují porušení práva Unie.


ODDĚLENÍ ŘÍZENÍ LIDSKÝCH ZDROJŮ
Vedoucí oddělení řízení lidských zdrojů 
a) řídí, kontroluje a pravidelně hodnotí práci podřízených zaměstnanců zařazených do jím řízeného oddělení a kontroluje plnění úkolů,
b) komplexně koordinuje, metodicky usměrňuje a zajišťuje veškerou mzdovou a platovou agendu, výpočet a zpracování platů a platových náležitostí zaměstnanců města, zařazených do magistrátu a městské policie,
c) koordinuje a provádí výpočet a zpracovává odměny za práci konanou mimo pracovní poměr a zastupitelů Statutárního města Prostějova,
d) koordinuje a zpracovává mzdové a evidenční listy zaměstnanců,
e) koordinuje a zpracovává zápočtové listy, podklady pro přiznání dávek důchodového zabezpečení,
f) spolupracuje na stanovení objemu mzdových prostředků a sleduje jejich čerpání ve spolupráci s finančním odborem,
g) metodicky usměrňuje, koordinuje a kontroluje správnost programů při aplikaci právních předpisů v oblastech souvisejících s výpočtem platů, odměn a zákonem stanovených odvodů a jejich poskytováním příjemcům,
h) sleduje plnění příjmů a výdajů kapitoly 14 – Kancelář tajemníka a kapitoly 71 – Sociální fond, připravuje a zpracovává podklady pro přípravu návrhu příjmů a výdajů kapitoly, sleduje příjmy a výdaje, zpracovává návrhy opatření při jejich neplnění,
i) v oblasti rozpočtu města připravuje písemné příkazy a další podklady pro čerpání a kontrolu nakládání s prostředky kapitoly 14 (platy), kontroluje věcnou a formální správnost,
j) v oblasti rozpočtu města připravuje písemné příkazy a další podklady pro čerpání a kontrolu nakládání s prostředky kapitoly 14 (ostatní platy-refundace platů poslanců a ostatní refundace),
k) v oblasti rozpočtu města připravuje písemné příkazy a další podklady pro čerpání a kontrolu nakládání s prostředky kapitoly 71 – Sociální fond, kontroluje věcnou a formální správnost,
l) v oblasti rozpočtu města vykonává funkci kompetenta pro kapitolu 14 a kapitolu 71,
m) koordinuje a provádí mzdovou agendu veřejně prospěšných prací včetně vyúčtování nákladů při komunikaci s úřadem práce, koordinuje exekuce na platy zaměstnanců,
n) koordinuje a zajišťuje rozvoj oblasti personalistiky a přípravy a vzdělávání zaměstnanců,
o) organizuje a komplexně zajišťuje vzdělávání vedoucích úředníků, úředníků a ostatních zaměstnanců zařazených do magistrátu, vede agendu jejich účasti na vzdělávání, školeních, seminářích a dalších vzdělávacích akcích včetně kompletace dokumentace a dalších podkladů,
p) organizuje a komplexně zajišťuje zpracování koncepce vzdělávání zaměstnanců zařazených do magistrátu, plánů vzdělávání úředníků a plánů osobního rozvoje zaměstnanců zařazených do magistrátu, komplexně organizuje interní vzdělávání zaměstnanců, vede evidenci vzdělávání zaměstnanců zařazených do magistrátu,
q) organizuje a komplexně zajišťuje ověření zvláštní odborné způsobilosti zaměstnanců pro výkon státní správy,
r) organizuje a zajišťuje interní vzdělávání zaměstnanců a evidenci vzdělávání zaměstnanců zařazených do magistrátu,
s) plní další povinnosti vedoucího oddělení podle tohoto organizačního řádu.

Oddělení řízení lidských zdrojů
(1) Oddělení řízení lidských zdrojů v oblasti mzdové agendy

a) zpracovává platové záležitosti zaměstnanců města Prostějova, dávky nemocenského pojištění, náhrady při dočasné pracovní neschopnosti a další plnění poskytovaná zaměstnancům,
b) zpracovává návrhy zařazení zaměstnanců do platových stupňů, zpracovává a vystavuje platové výměry zaměstnanců,
c) zpracovává odměny členů zastupitelstva města a osob pracujících na základě dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr,
d) zajišťuje plnění povinností zaměstnavatele v oblasti odvodů a pojištění v pracovněprávních a obdobných vztazích, zajišťuje výpočet a odvody na sociální a zdravotní pojištění podle zvláštních zákonů, včetně zpracování statistických údajů,
e) vystavuje příslušné podklady pro zaměstnance, potřebné k přiznání starobního důchodu,
f) zajišťuje výpočet odškodnění pracovních úrazů a nemocí z povolání zaměstnanců města Prostějova a uplatňuje nároky vyplývající ze zákonného pojištění odpovědnosti zaměstnavatele u příslušné pojišťovny,
g) v oblasti rozpočtu města připravuje písemné příkazy a další podklady pro čerpání a kontrolu nakládání s prostředky kapitoly 71 – Sociální fond, kontroluje věcnou a formální správnost,
h) vede mzdovou agendu veřejně prospěšných prací a archív veřejné služby,
i) provádí exekuci na platy zaměstnanců, zákonné srážky a ostatní povinné srážky z platu a srážky z platu ve prospěch organizace,
j) zpracovává statistické údaje v oblasti práce, platů a mezd.

(2) Oddělení řízení lidských zdrojů v oblasti personálního řízení a vzdělávání zaměstnanců 
a) zpracovává agendu výběru a přijímání zaměstnanců zařazených do magistrátu, organizuje a zajišťuje výběrová řízení,
b) zajišťuje uzavírání, změny a skončení pracovního poměru zaměstnanců,
c) zajišťuje adaptační přípravu a proces nově přijímaných zaměstnanců zařazených do magistrátu,
d) vede aktuální evidenci stavu zaměstnanců zařazených v magistrátu i jeho útvarech,
e) spolupracuje s Úřadem práce a vede příslušnou dokumentaci podle zákona o zaměstnanosti, připravuje uzavření rámcové smlouvy pro výkon veřejně prospěšných prací a zajišťuje personální agendu veřejně prospěšných prací,
f) vede evidenci osobních spisů všech zaměstnanců včetně požadovaných listin a dokladů,
g) organizuje a zajišťuje ověření zvláštní odborné způsobilosti zaměstnanců pro výkon státní správy,
h) organizuje a zajišťuje vzdělávání vedoucích úředníků, úředníků a ostatních zaměstnanců zařazených do magistrátu, zpracovává plán vzdělávání zaměstnanců, organizuje interní vzdělávání zaměstnanců a evidenci vzdělávání, rekvalifikaci zaměstnanců,
i) zajišťuje prohlubování kvalifikace zaměstnanců zařazených do magistrátu v souladu se zákonem č.262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákoník práce“) a kolektivní smlouvou včetně přípravy a upracování kvalifikačních dohod,
j) organizačně zabezpečuje bezplatné odborné praxe studentů škol na magistrátu,
k) v oblasti rozpočtu města připravuje písemné příkazy a další podklady pro čerpání a kontrolu nakládání s prostředky kapitoly 14 (služby školení a vzdělávání), kontroluje věcnou a formální správnost,
l) vede personální evidenci dlouhodobě uvolněných členů zastupitelstva města a osob pracujících na základě dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr,
m) zpracovává a aktualizuje vnitřní předpisy a směrnice v oblasti personální práce a vzdělávání,
n) organizuje a zajišťuje provádění kontroly, zda zaměstnanci v období prvních 14 kalendářních dnů dočasné pracovní neschopnosti dodržují povinnosti stanovené v § 56 odst. 2 písm. b) a další související oprávnění zaměstnavatele podle zákona č. 187/2006 Sb., o nemocenském pojištění, ve znění pozdějších předpisů, eviduje písemné záznamy o výsledcích kontrol dodržování režimu dočasně práce neschopných zaměstnanců,
o) vede evidenci a organizuje využití zasedací místnosti ve dvoře radnice,
p) organizuje a komplexně zajišťuje zpracování koncepce vzdělávání zaměstnanců zařazených do magistrátu, plánů vzdělávání úředníků a plánů osobního rozvoje zaměstnanců zařazených do magistrátu, komplexně organizuje interní vzdělávání zaměstnanců, vede evidenci vzdělávání zaměstnanců zařazených do magistrátu,
q) organizuje a komplexně zajišťuje ověření zvláštní odborné způsobilosti zaměstnanců pro výkon státní správy, organizuje a zajišťuje interní vzdělávání zaměstnanců a evidenci vzdělávání zaměstnanců zařazených do magistrátu,
r) po personální stránce zajišťuje odškodnění pracovních úrazů a nemocí z povolání zaměstnanců města,
s) vydává na žádost vedoucích odborů průkazy zaměstnanců města a vede jejich evidenci,
t) eviduje a zajišťuje preventivní lékařské prohlídky zaměstnanců zařazených do magistrátu.

SAMOSTATNÉ PRACOVIŠTĚ ASISTENT TAJEMNÍKA 
a) vykonává, zajišťuje a organizuje různorodé, rámcově vymezené odborné práce se zadáním tajemníka nebo vedoucího odboru podle obvyklých postupů,
b) koordinuje denní plán práce tajemníka magistrátu města s ostatními organizačními útvary a vykonává další sekretářské práce pro tajemníka magistrátu,
c) pořizuje zápisy z porad tajemníka magistrátu s vedoucími odborů,
d) vyřizuje administrativní agendu tajemníka magistrátu včetně vyřizování korespondence podle obecných postupů,
e) plní funkci správce uzlu SSL tajemníka magistrátu v rozsahu podle spisového řádu, vydaného zaměstnavatelem, včetně evidence pošty přijaté, vytvořené a odeslané tajemníkem magistrátu, 
f) plní funkci správce uzlu SSL odboru v době nepřítomnosti zaměstnankyně pověřené touto činností, a to v rozsahu podle spisového řádu, vydaného zaměstnavatelem, včetně evidence pošty přijaté, vytvořené a odeslané odborem,
g) vykonává jednoduchou inventurní činnost, ověřuje soulad fyzického a účetního stavu inventáře, užívaného zaměstnanci odboru a inventáře užívaného tajemníkem magistrátu, vede předepsanou evidenci a účastní se provádění inventur,
h) vykonává samostatné práce na PC v prostředí databázových systémů a tabulkových procesorů,
i) vede registraturu a zajišťuje ukládání závažných dokumentů včetně dohledu nad dodržováním spisových norem,
j) eviduje, organizuje a koordinuje využívání zasedací místnosti ve dvoře radnice včetně předávání a převzetí vybavení a techniky v zasedací místnosti,
k) vede a sleduje agendu pracovních a životních výročí zaměstnanců pro účely sjednané kolektivní smlouvou,
l) organizačně zajišťuje plnění závazků zaměstnavatele vyplývajících z platné kolektivní smlouvy,
m) vede evidenci docházky vedoucích zaměstnanců v magistrátu,
n) je oprávněn k nakládání s osobními údaji v rámci zpracovávaných agend,
o) zajišťuje činnosti spojené s agendou registrů informačních systémů veřejné správy,
p) je oprávněn a zároveň povinen využívat při své činnosti referenční údaje obsažené v příslušném základním registru v rámci zpracovávaných agend,
q) je pověřen vedením evidence razítek tajemníka MMPv.


SAMOSTATNÉ PRACOVIŠTĚ ASISTENT VEDOUCÍHO ODBORU
a) vykonává, zajišťuje a organizuje různorodé, rámcově vymezené odborné práce dle zadáním vedoucího odboru podle obvyklých postupů,
b) vyřizuje administrativní agendu vedoucího odboru, vyřizuje korespondenci podle obecných postupů,
c) plní funkci správce uzlu SSL odboru v rozsahu podle spisového a skartačního řádu vydaného zaměstnavatelem, včetně evidence pošty přijaté, vytvořené a odeslané odborem a pověřencem pro ochranu osobních údajů,
d) plní funkci správce uzlu tajemníka magistrátu v době nepřítomnosti zaměstnankyně pověřené touto činností, a to v rozsahu podle spisového a skartačního řádu, vydaného zaměstnavatelem, včetně evidence pošty přijaté, vytvořené a odeslané tajemníkem MMPv,
e) vede registraturu jednotlivých případů a zajišťuje ukládání závažných dokumentů odboru i oddělení, včetně dohledu nad dodržováním spisových norem,
f) odpovídá za včasné zveřejňování, obsah i aktualizaci informací o odboru na webových stránkách města Prostějova,
g) připravuje a zajišťuje organizaci voleb přísedících okresního a krajského soudu, vede evidenci přísedících okresního a krajského soudu,
h) vede evidenci stížností dle ustanovení § 102 odst. 2 písm. n) zákona o obecním zřízení mimo stížnosti týkající se městské policie a evidenci stížností podle § 175 správního řádu proti nevhodnému chování úředních osob nebo proti postupu správního orgánu při výkonu veřejné správy,
i) vede evidenci intervencí veřejného ochránce práv mimo intervence určené městské policii,
j) vykonává jednoduchou inventurní činnost, ověřuje soulad fyzického a účetního stavu inventáře, užívaného zaměstnanci odboru a inventáře užívaného tajemníkem MMPv, vede předepsanou evidenci a účastní se provádění inventur,
k) zajišťuje a pořizuje pracovní a kancelářské pomůcky a další spotřební materiál pro potřeby zaměstnanců odboru, eviduje a kontroluje čerpání prostředků určených pro tyto účely,
l) zpracovává v případě potřeby přehledy, výkazy nebo statistiky související s činností odboru,
m) vede centrální evidenci smluv podepsaných primátorem a pověřenými náměstky,
n) vykonává samostatné práce na počítači v prostředí databázových systémů a tabulkových procesorů, včetně zavádění smluv do centrální evidence prostřednictvím počítačové techniky,
o) je pověřen vedením evidence razítek za odbor,
p) plní další úkoly v rámci druhu práce dle pokynů vedoucí odboru,
q) je oprávněn k nakládání s osobními údaji v rámci zpracovávaných agend,
r) zajišťuje činnosti spojené s agendou Registrů informačních systémů veřejné správy,
s) je oprávněn a zároveň povinen využívat při své činnosti referenční údaje obsažené v příslušném základním registru zpracovávaných agend.


Další

Kontakty

JménoFunkceKontaktE-mail

odbor kancelář tajemníka

Mgr. Jana Orságovávedoucí odboru kanceláře tajemníka, manažer kvality a pověřenec pro ochranu osobních údajů+420 582 329 460Jana.Orsagova@prostejov.eu
Pavlína Smetanovásekretář+420 582 329 301pavlina.smetanova@prostejov.eu
Iveta Páleníkováasistentka vedoucího odboru+420 582 329 191Iveta.Palenikova@prostejov.eu
Simona Šubrtováasistentka tajemníka+420 582 329 137simona.subrtova@prostejov.eu
Mgr. Lenka Tisoňovávedoucí právního oddělení+420 582 329 180lenka.tisonova@prostejov.eu
Mgr. Aneta Lešanskáprávník+420 582 329 198aneta.lesanska@prostejov.eu
Mgr. Radek Repa, DiS.právník+420 582 329 169radek.repa@prostejov.eu
Bc. Svatava Novotná, DiS.vedoucí oddělení řízení lidských zdrojů+420 582 329 709Svatava.Novotna@prostejov.eu
Hana Lešikarovámzdová účetní+420 582 329 739Hana.Lesikarova@prostejov.eu
Hana Ošlejškovámzdová účetní+420 582 329 745Hana.Oslejskova@prostejov.eu
Mgr. Zdeňka Bendová, DiS.personalista+420 582 329 162zdenka.bendova@prostejov.eu
Jana Křivánkováreferent vzdělávání+420 582 329 129jana.krivankova@prostejov.eu

Související právní předpisy

31.10.2014 8:12:58 - aktualizováno 2.6.2020 6:52:02 | přečteno 477x | richard.sedlak | Celý článek
 
Vytvořeno 23.11.2015 13:19:38 | přečteno 2393x | Jiří Třísko
load