Odbor vnitřní správy
adresa: nám. T. G. Masaryka 130/14, 796 01 Prostějov
ROZSAH ČINNOSTI
Odbor vnitřní správy vykonává působnost města Prostějova v oblasti právních vztahů města, komplexně zajišťuje právní agendu města, s výjimkou činností, které jsou svěřeny jinému organizačnímu útvaru, vykonává a zajišťuje samostatnou působnost města v oblasti organizace a zajišťování personálních vztahů, na úseku práce, platů a mzdy, odměňování dle dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr a zastupitelů Statutárního města Prostějova. Odbor dále zajišťuje agendu zákona o základních registrech a dále zajišťuje výkon a koordinaci činnosti magistrátu na úseku poskytování informací podle zákona
o svobodném přístupu k informacím v rozsahu stanoveném městu a magistrátu, včetně působnosti pověřeného obecního úřadu a obecního úřadu obce s rozšířenou působností. Odbor dále vykonává samostatnou působnost města na úseku požární bezpečnosti, bezpečnosti a ochrany zdraví při práci, spisové a archivní služby, voleb a na úseku hospodářské správy v rozsahu stanoveném městu a magistrátu, včetně působnosti pověřeného obecního úřadu a obecního úřadu obce s rozšířenou působností.
Vedoucí odboru
- řídí, kontroluje a pravidelně hodnotí práci podřízených zaměstnanců zařazených do odboru vnitřní správy a kontroluje plnění úkolů,
- koordinuje přípravu a zpracování návrhů vnitřních předpisů, včetně koordinace a poradenství jednotlivým odborům v oblasti jejich činnosti,
- koordinuje a zajišťuje rozvoj oblasti organizačních vztahů a systemizace, personalistiky, odměňování, přípravy a vzdělávání zaměstnanců (personální správu) zaměstnavatele,
- koordinuje činnosti podpůrného orgánu podle zákona o střetu zájmů,
- plní funkci správce kapitoly a je příkazcem operací v rozsahu kapitoly 14 – lidské zdroje, kapitoly 11 – správa a zabezpečení a kapitoly 71 – Sociální fond rozpočtu města Prostějova,
- je oprávněn v rozsahu částí rozpočtu města Prostějova schválených v kapitole 14 – lidské zdroje, kapitoly 11 – správa a zabezpečení a v kapitole 71 – Sociální fond rozpočtu města Prostějova plnit úkoly zadavatele a uzavírat smlouvy na realizaci veřejných zakázek malého rozsahu do výše hodnoty plnění 400.000 Kč bez DPH, činit právní úkony ke změně a ukončení právních vztahů z těchto smluv vyplývajících, s výjimkou právních úkonů vyhrazených Radě města Prostějova a Zastupitelstvu města Prostějova, a to postupem a v rozsahu stanoveném vnitřním předpisem vydaným Radou města Prostějova,
- koordinuje a řídí aplikaci zákona o základních registrech,
- plní další povinnosti vedoucího odboru podle tohoto organizačního řádu,
- koordinuje a metodicky řídí činnosti magistrátu na úseku poskytování informací podle zákona o svobodném přístupu k informacím v rozsahu stanoveném městu a magistrátu, včetně působnosti pověřeného obecního úřadu a obecního úřadu obce s rozšířenou působnost,
- komplexně koordinuje technickou a provozní správu zaměstnavatele, včetně výkonu samostatné působnosti města na úseku požární bezpečnosti, bezpečnosti a ochrany zdraví při práci,
- zajišťuje a koordinuje výkon samostatné působnosti města na úseku spisové a archivní služby,
- koordinuje a zajišťuje výkon samostatné působnosti města na úseku voleb, zejména zajištění volebních místností, rozvoz a svoz volebních materiálů, zajištění vozidel a dopravy v souvislosti s konáním voleb,
- zajišťuje výkon samostatné působnosti města na úseku hospodářské správy v rozsahu stanoveném městu a magistrátu, odpovídá za správu, provoz a údržbu budov a zařízení, a to budov, v nichž se nacházejí úřadovny odborů magistrátu, ostatních nemovitostí města Prostějova svěřených odboru včetně rekreačních zařízení města.
PRÁVNÍ ODDĚLENÍ
Vedoucí právního oddělení
- řídí, kontroluje a pravidelně hodnotí práci podřízených zaměstnanců zařazených do jím řízeného oddělení a kontroluje plnění úkolů,
- koordinuje a vypracovává zásadní právní výklady a stanovuje obecné postupy aplikace právních předpisů v jednotlivých oborech působnosti města a magistrátu, včetně řešení věcně a právně složitých případů a zastupování veřejných zájmů v soudních sporech,
- komplexně koordinuje a zpracovává návrhy vnitřních předpisů, včetně koordinace a poradenství jednotlivým odborům v oblasti jejich činnosti,
- koordinuje zpracování návrhů obecně závazných vyhlášek a nařízení města, včetně poradenství jednotlivým odborům magistrátu,
- koordinuje a zpracovává návrhy smluv, u nichž je jednou ze smluvních stran město Prostějov,
- vykonává působnost města Prostějova v oblasti právních vztahů města, zajišťuje právní agendu města, s výjimkou činností, které jsou svěřeny jinému organizačnímu útvaru,
- zajišťuje a vykonává právní činnost a řeší právní vztahy v rámci magistrátu,
- spolupracuje s jednotlivými odbory při řešení právních otázek ve věcech, které jsou jim svěřeny,
- řídí, kontroluje a poskytuje informace žadatelům podle zvláštního zákona, koordinuje poskytování informací magistrátem, zajišťuje plnění ostatních povinností vyplývajících
ze zákona o svobodném přístupu k informacím, - zajišťuje povinnost zřizovatele vést evidenci příspěvkových organizací dle zákona č. 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů“)
- vede agendu žádostí o udělení výjimky z OZV č. 1/2018 o nočním klidu,
- vede evidenci právních předpisů města v souladu se zákonem, včetně originálních písemných vyhotovení právních předpisů města,
- odpovídá za plnění povinností města podle § 12 zákona o obecním zřízení, odpovídá za včasné a úplné zveřejňování právních předpisů města Prostějova na jeho webových stránkách,
- plní úkoly příslušné osoby k řešení agendy oznámení o protiprávním jednání ve smyslu Směrnice Evropského parlamentu a Rady (EU) 2019/37 o ochraně osob, které oznamují porušení práva Unie,
- koordinuje přípravu podkladů a rozhodování o vyloučení vedoucího odboru magistrátu z projednávání a rozhodování věci ve správním řízení.
Právní oddělení
- zajišťuje a vykonává komplexní právní činnost města Prostějova a ostatní právní záležitosti včetně zastupování zaměstnavatele před soudy, s výjimkou sporů v majetkoprávních záležitostech,
- vypracovává zásadní právní výklady a stanovuje obecné postupy aplikace právních předpisů v jednotlivých oborech působnosti města a magistrátu, včetně řešení věcně a právně složitých případů a zastupování veřejných zájmů v soudních sporech,
- zpracovává vnitřní předpisy magistrátu,
- zpracovává návrhy právních předpisů města po legislativní, případně i obsahové stránce, řeší právní vztahy města Prostějova a magistrátu,
- zajišťuje a poskytuje právní poradenství pro potřeby ostatních odborů magistrátu,
- spolupracuje s jednotlivými odbory při řešení právních otázek ve věcech, které jsou jim svěřeny,
- zajišťuje agendu související s pozůstalostním řízením zemřelých občanů, u nichž město vypravilo pohřeb,
- sleduje legislativní plán vlády, zajišťuje připomínky k návrhům znění zákonů a návrhům nových zákonů souvisejících s činností orgánů veřejné správy,
- poskytuje informace žadatelům podle zvláštního zákona, zajišťuje plnění ostatních povinností vyplývajících ze zákona o svobodném přístupu k informacím,
- vykonává činnost podpůrného orgánu podle zákona o střetu zájmů,
- zajišťuje plnění povinností města podle § 12 zákona o obecním zřízení, včetně zveřejňování právních předpisů města Prostějova na jeho webových stránkách.
- jeden právník z oddělení plní společně s vedoucí právního oddělení úkoly příslušné osoby k řešení agendy oznámení o protiprávním jednání ve smyslu Směrnice Evropského parlamentu
a Rady (EU) 2019/37 o ochraně osob, které oznamují porušení práva Unie, - vykonává funkci opatrovníka dětským obětem trestných činů v rámci trestních řízení.
ODDĚLENÍ ŘÍZENÍ LIDSKÝCH ZDROJŮ
Vedoucí oddělení řízení lidských zdrojů
- řídí, kontroluje a pravidelně hodnotí práci podřízených zaměstnanců zařazených do jím řízeného oddělení a kontroluje plnění úkolů,
- komplexně koordinuje, metodicky usměrňuje a zajišťuje veškerou mzdovou a platovou agendu, výpočet a zpracování platů a platových náležitostí zaměstnanců města, zařazených do magistrátu a městské policie,
- koordinuje a provádí výpočet a zpracovává odměny za práci konanou mimo pracovní poměr
a zastupitelů Statutárního města Prostějova, - koordinuje a zpracovává mzdové a evidenční listy zaměstnanců,
- koordinuje a zpracovává zápočtové listy, podklady pro přiznání dávek důchodového zabezpečení,
- spolupracuje na stanovení objemu mzdových prostředků a sleduje jejich čerpání ve spolupráci s finančním odborem,
- metodicky usměrňuje, koordinuje a kontroluje správnost programů při aplikaci právních předpisů v oblastech souvisejících s výpočtem platů, odměn a zákonem stanovených odvodů
a jejich poskytováním příjemcům, - sleduje plnění příjmů a výdajů kapitoly 14 – lidské zdroje a kapitoly 71 – Sociální fond, připravuje a zpracovává podklady pro přípravu návrhu příjmů a výdajů kapitoly, sleduje příjmy a výdaje, zpracovává návrhy opatření při jejich neplnění,
- v oblasti rozpočtu města připravuje písemné příkazy a další podklady pro čerpání a kontrolu nakládání s prostředky kapitoly 14 (platy), kontroluje věcnou a formální správnost,
- v oblasti rozpočtu města připravuje písemné příkazy a další podklady pro čerpání a kontrolu nakládání s prostředky kapitoly 14 (ostatní platy-refundace platů poslanců a ostatní refundace),
- v oblasti rozpočtu města připravuje písemné příkazy a další podklady pro čerpání a kontrolu nakládání s prostředky kapitoly 71 – Sociální fond, kontroluje věcnou a formální správnost,
- v oblasti rozpočtu města vykonává funkci kompetenta pro kapitolu 14 a kapitolu 71,
- koordinuje a provádí mzdovou agendu veřejně prospěšných prací včetně vyúčtování nákladů při komunikaci s úřadem práce, koordinuje exekuce na platy zaměstnanců,
- koordinuje a zajišťuje rozvoj oblasti personalistiky a přípravy a vzdělávání zaměstnanců,
- organizuje a komplexně zajišťuje vzdělávání vedoucích úředníků, úředníků a ostatních zaměstnanců zařazených do magistrátu, vede agendu jejich účasti na vzdělávání, školeních, seminářích a dalších vzdělávacích akcích včetně kompletace dokumentace a dalších podkladů,
- organizuje a komplexně zajišťuje zpracování koncepce vzdělávání zaměstnanců zařazených do magistrátu, plánů vzdělávání úředníků a plánů osobního rozvoje zaměstnanců zařazených do magistrátu, komplexně organizuje interní vzdělávání zaměstnanců, vede evidenci vzdělávání zaměstnanců zařazených do magistrátu,
- organizuje a komplexně zajišťuje ověření zvláštní odborné způsobilosti zaměstnanců pro výkon státní správy,
- organizuje a zajišťuje interní vzdělávání zaměstnanců a evidenci vzdělávání zaměstnanců zařazených do magistrátu,
- plní další povinnosti vedoucího oddělení podle tohoto organizačního řádu.
1. Oddělení řízení lidských zdrojů v oblasti mzdové agendy
- zpracovává platové záležitosti zaměstnanců města Prostějova, dávky nemocenského pojištění, náhrady při dočasné pracovní neschopnosti a další plnění poskytovaná zaměstnancům,
- zpracovává návrhy zařazení zaměstnanců do platových stupňů, zpracovává a vystavuje platové výměry zaměstnanců,
- zpracovává odměny členů zastupitelstva města a osob pracujících na základě dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr,
- zajišťuje plnění povinností zaměstnavatele v oblasti odvodů a pojištění v pracovněprávních a obdobných vztazích, zajišťuje výpočet a odvody na sociální a zdravotní pojištění podle zvláštních zákonů, včetně zpracování statistických údajů,
- vystavuje příslušné podklady pro zaměstnance, potřebné k přiznání starobního důchodu,
- zajišťuje výpočet odškodnění pracovních úrazů a nemocí z povolání zaměstnanců města Prostějova a uplatňuje nároky vyplývající ze zákonného pojištění odpovědnosti zaměstnavatele u příslušné pojišťovny,
- v oblasti rozpočtu města připravuje písemné příkazy a další podklady pro čerpání a kontrolu nakládání s prostředky kapitoly 71 – Sociální fond, kontroluje věcnou a formální správnost,
- vede mzdovou agendu veřejně prospěšných prací a archív veřejné služby,
- provádí exekuci na platy zaměstnanců, zákonné srážky a ostatní povinné srážky z platu a srážky z platu ve prospěch organizace,
- zpracovává statistické údaje v oblasti práce, platů a mezd.
2. Oddělení řízení lidských zdrojů v oblasti personálního řízení a vzdělávání zaměstnanců
- zpracovává agendu výběru a přijímání zaměstnanců zařazených do magistrátu, organizuje a zajišťuje výběrová řízení,
- zajišťuje uzavírání, změny a skončení pracovního poměru zaměstnanců,
- zajišťuje adaptační přípravu a proces nově přijímaných zaměstnanců zařazených do magistrátu,
- vede aktuální evidenci stavu zaměstnanců zařazených v magistrátu i jeho útvarech,
- spolupracuje s Úřadem práce a vede příslušnou dokumentaci podle zákona o zaměstnanosti, připravuje uzavření rámcové smlouvy pro výkon veřejně prospěšných prací a zajišťuje personální agendu veřejně prospěšných prací
- vede evidenci osobních spisů všech zaměstnanců včetně požadovaných listin a dokladů,
- organizuje a zajišťuje ověření zvláštní odborné způsobilosti zaměstnanců pro výkon státní správy,
- organizuje a zajišťuje vzdělávání vedoucích úředníků, úředníků a ostatních zaměstnanců zařazených do magistrátu, zpracovává plán vzdělávání zaměstnanců, organizuje interní vzdělávání zaměstnanců a evidenci vzdělávání, rekvalifikaci zaměstnanců,
- zajišťuje prohlubování kvalifikace zaměstnanců zařazených do magistrátu v souladu se zákonem č.262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákoník práce“) a kolektivní smlouvou včetně přípravy a upracování kvalifikačních dohod,
- organizačně zabezpečuje bezplatné odborné praxe studentů škol na magistrátu,
- v oblasti rozpočtu města připravuje písemné příkazy a další podklady pro čerpání a kontrolu nakládání s prostředky kapitoly 14 (služby školení a vzdělávání), kontroluje věcnou a formální správnost,
- vede personální evidenci dlouhodobě uvolněných členů zastupitelstva města a osob pracujících na základě dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr,
- zpracovává a aktualizuje vnitřní předpisy a směrnice v oblasti personální práce a vzdělávání,
- organizuje a zajišťuje provádění kontroly, zda zaměstnanci v období prvních 14 kalendářních dnů dočasné pracovní neschopnosti dodržují povinnosti stanovené v § 56 odst. 2 písm. b) a další související oprávnění zaměstnavatele podle zákona č. 187/2006 Sb., o nemocenském pojištění, ve znění pozdějších předpisů, eviduje písemné záznamy o výsledcích kontrol dodržování režimu dočasně práce neschopných zaměstnanců,
- vede evidenci a organizuje využití zasedací místnosti ve dvoře radnice,
- organizuje a komplexně zajišťuje zpracování koncepce vzdělávání zaměstnanců zařazených
do magistrátu, plánů vzdělávání úředníků a plánů osobního rozvoje zaměstnanců zařazených
do magistrátu, komplexně organizuje interní vzdělávání zaměstnanců, vede evidenci vzdělávání zaměstnanců zařazených do magistrátu, - organizuje a komplexně zajišťuje ověření zvláštní odborné způsobilosti zaměstnanců pro výkon státní správy, organizuje a zajišťuje interní vzdělávání zaměstnanců a evidenci vzdělávání zaměstnanců zařazených do magistrátu,
- po personální stránce zajišťuje odškodnění pracovních úrazů a nemocí z povolání zaměstnanců města,
- vydává na žádost vedoucích odborů průkazy zaměstnanců města a vede jejich evidenci,
- eviduje a zajišťuje preventivní lékařské prohlídky zaměstnanců zařazených do magistrátu.
Oddělení spisové a archivní služby
Vedoucí oddělení
- řídí, kontroluje a pravidelně hodnotí práci podřízených zaměstnanců zařazených do jím řízeného oddělení a kontroluje plnění úkolů,
- usměrňuje a koordinuje spisovou službu, zpracovává návrhy vnitřních předpisů, zejména spisový řád,
- metodicky řídí a kontroluje výkon spisové a archivní služby na magistrátu,
- metodicky řídí a kontroluje činnost podatelny,
- metodicky řídí a kontroluje výkon spisové a archivní služby v centrální spisovně a příručních spisovnách magistrátu,
- vykonává odbornou správu archivovaných spisů, koordinuje a zajišťuje předání provozně nepotřebných archiválií příslušnému archivu,
- plní další povinnosti vedoucího oddělení podle tohoto organizačního řádu,
- metodicky řídí a kontroluje evidenci razítek.
Oddělení spisové a archivní služby
- zajišťuje výkon spisové služby odbornou správou dokumentů došlých a vzešlých z činnosti původce, popřípadě z činnosti jeho právních předchůdců,
- ukládá dokumenty a vede evidence, předkládá dokumenty k nahlížení a zajišťuje jejich zapůjčování,
- odpovídá za bezpečné uložení dokumentů v centrální spisovně a za jejich ochranu před poškozením, ztrátou či zcizením,
- zajišťuje skartační řízení,
- zajišťuje činnosti podatelny a výpravny,
- zajišťuje provoz telefonní ústředny,
- zveřejňuje na úřední desce právní předpisy města, dokumenty a ostatní oznámení v listinné podobě, koordinuje zveřejňování dokumentů na úřední desce ostatními odbory magistrátu,
- odpovídá za evidenci razítek odboru vnitřní správy, provádí inventarizaci evidovaných razítek na odborech magistrátu.
Oddělení hospodářské správy
Vedoucí oddělení
- řídí, kontroluje a pravidelně hodnotí práci podřízených zaměstnanců zařazených do jím řízeného oddělení a kontroluje plnění úkolů,
- komplexně zajišťuje výkon hospodářské správy,
- komplexně zabezpečuje úkoly města (včetně povinností zaměstnavatele) v oblasti bezpečnosti a ochrany zdraví při práci, vykonává funkci technika BOZP v objektech, v nichž jsou umístěna pracoviště magistrátu, včetně ostatních nemovitostí města Prostějova svěřených odboru vnitřní správy do správy,
- zabezpečuje komplexní provádění požární ochrany objektů v majetku města v souladu se zákonem o požární ochraně v objektech, v nichž jsou umístěna pracoviště magistrátu, včetně ostatních nemovitostí města Prostějova svěřených odboru vnitřní správy do správy,
- komplexně zajišťuje a provádí správu, provoz, údržbu a úklid budov, v nichž jsou umístěny pracoviště magistrátu,
- komplexně zajišťuje agendu užívání a provozu vozidel zaměstnavatele, vyúčtování spotřeby pohonných hmot, sledování a evidence nákladů spojených s opravami vozidel, zajišťuje dispečink vozidel zaměstnavatele,
- komplexně zajišťuje dislokaci pracovišť magistrátu, vybavení kanceláří a materiální vybavení zaměstnanců zařazených do magistrátu a dalších orgánů města,
- zajišťuje a vykonává samostatnou působnost města na úseku voleb, referend a sčítání lidu zejména zajištění volebních místností a jejich materiálního vybavení, rozvoz a svoz volebních materiálů, zajištění vozidel a dopravy v souvislosti s konáním voleb,
- plní další povinnosti vedoucího oddělení podle tohoto organizačního řádu.
Oddělení hospodářské správy
- zajišťuje agendu označování částí města, ulic a veřejných prostranství, číslování budov,
- plní některé úkoly dražebníka při dražbě majetku města Prostějova podle zákona č. 26/2000 Sb., o veřejných dražbách, ve znění pozdějších předpisů, a to: zajištění místa, dne a doby konání veřejných dražeb, uzavření dohody s licitátorem, zajištění pokladní služby při konání veřejné dražby,
- zajišťuje hospodářskou správu,
- komplexně zabezpečuje úkoly města (včetně povinností zaměstnavatele) v oblasti bezpečnosti a ochrany zdraví při práci v objektech, v nichž jsou umístěna pracoviště magistrátu, včetně ostatních nemovitostí města Prostějova svěřených odboru vnitřní správy do správy,
- zajišťuje a provádí správu, provoz, údržbu a úklid budov, v nichž jsou umístěny pracoviště magistrátu,
- zajišťuje činnosti na úseku provozu a údržby technických zařízení magistrátu, včetně vozidel zaměstnavatele, zajišťuje dispečink vozidel zaměstnavatele,
- zajišťuje agendu užívání a provozu vozidel zaměstnavatele, vyúčtování spotřeby pohonných hmot, sledování a evidence nákladů spojených s opravami vozidel, vydává karty CCS zaměstnavatele a eviduje držitele karet, zastupuje město při přihlašování do evidence a odhlašování z evidence motorových vozidel ve vlastnictví města,
- zajišťuje dislokaci pracovišť magistrátu, vybavení kanceláří a materiální vybavení zaměstnanců zařazených do magistrátu a dalších orgánů města,
- zabezpečuje komplexní provádění požární ochrany objektů v majetku města, v nichž jsou umístěna pracoviště magistrátu, včetně ostatních nemovitostí města Prostějova svěřených odboru vnitřní správy do správy v souladu se zákonem o požární ochraně,
- účastní se jako zástupce města úkonů (exekucí) prováděných jinými orgány na vyžádání těchto orgánů,
- zajišťuje záležitosti veřejných sbírek po stránce organizačně-technické,
- zveřejňuje informace o činnosti města na informačních tabulích v okrajových částech města,
- vykonává působnost města ve věcech práva shromažďovacího a spolčovacího,
- zajišťuje volby prezidenta České republiky, do Evropského parlamentu, Parlamentu České republiky, zastupitelstva Olomouckého kraje, zastupitelstev obcí a místního referenda po stránce materiálně-technické, zejména zajištění volebních místností a jejich materiálního vybavení, rozvoz a svoz volebních materiálů, zajištění vozidel a dopravy v souvislosti s konáním voleb,
- zajišťuje a vykonává agendu pojmenování ulic a veřejných prostranství, vede evidenci jejich názvů, zabezpečuje technický způsob označování ulic a veřejných prostranství.
- přijímá ohlašování provedení ohňostrojů dle zákona č. 206/2015 Sb. o pyrotechnických výrobcích a zacházení s nimi a o změně některých zákonů (zákon o pyrotechnice), ve znění pozdějších předpisů.
Samostatné pracoviště asistent tajemníka
- vykonává, zajišťuje a organizuje různorodé, rámcově vymezené odborné práce se zadáním tajemníka nebo vedoucího odboru podle obvyklých postupů,
- koordinuje denní plán práce tajemníka magistrátu města s ostatními organizačními útvary a vykonává další sekretářské práce pro tajemníka magistrátu,
- pořizuje zápisy z porad tajemníka magistrátu s vedoucími odborů,
- vyřizuje administrativní agendu tajemníka magistrátu včetně vyřizování korespondence podle obecných postupů,
- plní funkci správce uzlu SSL tajemníka magistrátu v rozsahu podle spisového řádu, vydaného zaměstnavatelem, včetně evidence pošty přijaté, vytvořené a odeslané tajemníkem magistrátu;
- plní funkci správce uzlu SSL odboru v době nepřítomnosti zaměstnankyně pověřené touto činností, a to v rozsahu podle spisového řádu, vydaného zaměstnavatelem, včetně evidence pošty přijaté, vytvořené a odeslané odborem,
- vykonává jednoduchou inventurní činnost, ověřuje soulad fyzického a účetního stavu inventáře, užívaného zaměstnanci odboru a inventáře užívaného tajemníkem magistrátu, vede předepsanou evidenci a účastní se provádění inventur,
- vykonává samostatné práce na PC v prostředí databázových systémů a tabulkových procesorů,
- vede registraturu a zajišťuje ukládání závažných dokumentů včetně dohledu nad dodržováním spisových norem,
- eviduje, organizuje a koordinuje využívání zasedací místnosti ve dvoře radnice včetně předávání a převzetí vybavení a techniky v zasedací místnosti,
- vede a sleduje agendu pracovních a životních výročí zaměstnanců pro účely sjednané kolektivní smlouvou,
- organizačně zajišťuje plnění závazků zaměstnavatele vyplývajících z platné kolektivní smlouvy,
- vede evidenci docházky vedoucích zaměstnanců v magistrátu,
- je oprávněn k nakládání s osobními údaji v rámci zpracovávaných agend,
- zajišťuje činnosti spojené s agendou registrů informačních systémů veřejné správy,
- je oprávněn a zároveň povinen využívat při své činnosti referenční údaje obsažené v příslušném základním registru v rámci zpracovávaných agend,
- je pověřen vedením evidence razítek tajemníka MMPv.
Samostatné pracoviště asistent vedoucího odboru
- vykonává, zajišťuje a organizuje různorodé, rámcově vymezené odborné práce dle zadáním vedoucího odboru podle obvyklých postupů,
- vyřizuje administrativní agendu vedoucího odboru, vyřizuje korespondenci podle obecných postupů,
- plní funkci správce uzlu SSL odboru v rozsahu podle spisového a skartačního řádu vydaného zaměstnavatelem, včetně evidence pošty přijaté, vytvořené a odeslané odborem,
- plní funkci správce uzlu tajemníka magistrátu v době nepřítomnosti zaměstnankyně pověřené touto činností, a to v rozsahu podle spisového a skartačního řádu, vydaného zaměstnavatelem, včetně evidence pošty přijaté, vytvořené a odeslané tajemníkem MMPv,
- vede registraturu jednotlivých případů a zajišťuje ukládání závažných dokumentů odboru i oddělení, včetně dohledu nad dodržováním spisových norem,
- odpovídá za včasné zveřejňování, obsah i aktualizaci informací o odboru na webových stránkách města Prostějova,připravuje a zajišťuje organizaci voleb přísedících okresního a krajského soudu, vede evidenci přísedících okresního a krajského soudu,
- vede evidenci stížností dle ustanovení § 102 odst. 2 písm. n) zákona o obecním zřízení mimo stížnosti týkající se městské policie a evidenci stížností podle § 175 správního řádu proti nevhodnému chování úředních osob nebo proti postupu správního orgánu při výkonu veřejné správy,
- vede evidenci intervencí veřejného ochránce práv mimo intervence určené městské policii,
- vykonává jednoduchou inventurní činnost, ověřuje soulad fyzického a účetního stavu inventáře, užívaného zaměstnanci odboru a inventáře užívaného tajemníkem MMPv, vede předepsanou evidenci a účastní se provádění inventur,
- zajišťuje a pořizuje pracovní a kancelářské pomůcky a další spotřební materiál pro potřeby zaměstnanců odboru, eviduje a kontroluje čerpání prostředků určených pro tyto účely,
- zpracovává v případě potřeby přehledy, výkazy nebo statistiky související s činností odboru,
- vede centrální evidenci smluv podepsaných primátorem a pověřenými náměstky,
- vykonává samostatné práce na počítači v prostředí databázových systémů a tabulkových procesorů, včetně zavádění smluv do centrální evidence prostřednictvím počítačové techniky,
- plní další úkoly v rámci druhu práce dle pokynů vedoucí odboru,
- je oprávněn k nakládání s osobními údaji v rámci zpracovávaných agend,
- zajišťuje činnosti spojené s agendou Registrů informačních systémů veřejné správy,
- je oprávněn a zároveň povinen využívat při své činnosti referenční údaje obsažené v příslušném základním registru zpracovávaných agend.
Samostatné pracoviště provozně-ekonomický referent
- vyřizuje objednávky, evidenci a fakturaci,
- zajišťuje úhrady provozních nákladů v rámci kapitoly 11 – Správa a zabezpečení rozpočtu města,
- sleduje plnění příjmů a výdajů kapitoly 11 – Správa a zabezpečení, připravuje a zpracovává podklady pro přípravu návrhu příjmů a výdajů kapitoly, sleduje příjmy a výdaje, zpracovává návrhy opatření při jejich neplnění,
- zabezpečuje zpracování objednávek oprav technických zařízení budov, kanceláří a jejich vybavení,
- vede agendu mobilních telefonů zaměstnavatele včetně zpracování vyúčtování výdajů,
- zajišťuje fyzickou inventarizaci movitého majetku města, předmětů DHM, DDHM a OEM, jejich vyřazování a likvidaci podle vnitřních předpisů,
- v souladu s občanským zákoníkem zabezpečuje veškeré činnosti související se správou věcí nalezených a opuštěných, které byly oddělení hospodářské správy předány,
- zabezpečuje veškeré činnosti související se správou věcí převzatých v souvislosti s ukončeným dědickým řízením v případě pohřbů, které je povinno zajistit město.
Další
